Kako održati formalni sastanak u 5 koraka

Korak 1: Postavite ciljeve

Jasan cilj će ohrabriti ljude da prisustvuju sastanku jer će oni na taj načinrazumeti njegovu nameru. Takođe će predstavljati osnovu za sastanak koji ima fokusiran tok.

Sastanci obično imaju jedan od dva cilja – informisanje ili odlučivanje. “Diskusija” nije cilj sastanka. Na primer, „utvrđivanje tržišnog pozicioniranja za promociju serije 2020“ je efikasan cilj. On predstavlja fokus i jasno najavljuje cilj sastanka.

„Razgovor o promociji iz Serije 2020“ zvuči besciljno i može da izazove više uzaludno lutanje umesto akcije sa krajnjim rezultatom.

Korak 2: Okupite učesnike

Napravite listu sa osobama koje treba da prisustvuju sastanku. Pažljivo razmislite o tome ko bi trebalo da bude prisutan u prostoriji tokom trajanja celog sastanka (možda vam se mogu pridružiti putem konferencijskog poziva, ili možda da prisustvuju samo jednoj određenoj temi). Imajte na umu, ukoliko neko od prisutnih oseti da je izgubio dosta vremena na sastanku, da je protekao bez njegovog učešća, manje je verovatno da će prisustvovati sledećem sastanku koji organizujete.

Budite ekspeditivni kada pozivate ljude na sastanak. Morate da pazite na rasporede ostalih učesnika, lakše ćete uspeti da zakažete sastanak ako kažete „Molim vas da planirate svoje prisustvo, a ukoliko ne možete da dođete na sastanak, zamoliću da nas obavestite“. Potrebno je da učesnici znaju cilj sastanka, vreme početka i do kada je planirano da traje. Takođe, naglasite da će sastanak krenuti na vreme.

Korak 3: Napravite agendu

Agenda je lista ključnih stavki koje razmatrate na sastanku kako bi se ispunio vaš cilj. To može biti nešto što ćete koristiti za sebe ili podeliti je na sastanku. Dobra strana tog deljenja agende sa drugima je da ona predstavlja skriptu koju ljudi potom prate. Loša strana je to što može ometati pažnjuučesnika; mogla bi uticati na postavljanje pitanja od strane učesnika na koja niste spremni. Na primer, ako je peta stavka na listi inžinjering, inženjeri na sastanku će želeti da odmah pređu na tu stavku. Ukoliko morate prvo da rešite neka druga pitanja, onda je bolje da zadržite agendu za sebe. Ako je sastanak o statusu određenog projekta, možete koristiti vremenski raspored projekta kao agendu.

Ako odlučite da podelite agendu, obavezno navedite cilj i datum na vrhu stranice. Sve stavke treba da budu ulistane. Svi učesnici sastanka treba da imaju jedan primerak agende, tako da svakako napravite više kopija.

Korak 4: Kontrolišite tok sastanka

Kada sastanak počne, vaša je odgovornost da sastanak ima svoj tok i da učesnici budu fokusirani.

Evo nekoliko saveta:

  • Počnite na vreme, čak i ako ljudi kasne. Ako sačekate da stigne poslednja osoba, vi ih time ohrabrujete da mogu da kasne.
  • Ukratko navedite o čemu se radi na sastanku.
  • Ako ste podelili agendu, budite sigurni da je svi prate kako biste ostvarili zacrtane ciljeve.
  • Ukoliko se diskusija otme kontroli na neku temu, i ako se ne donese odluka, vaš je zadatak da se umešate i kažete nešto poput: „Zbog vremenskog okvira projekta, moramo doneti odluku na tu temu kako bismo nastavili dalje.“
  • Ako je očigledno da se nešto ne može rešiti, odredite što će biti potrebno da se to reši u budućnosti i dodajte taj deo na vremenski okvir projekta.
  • Kontrola mase: Morate biti odlučni ako grupa krene da izlazi iz okvira sastanka i predloži da se o tome raspravlja nekom drugom prilikom.
  • Zakažite sledeći sastanak na kraju onog koji trenutno vodite.
  • Ako ste sazvali sastanak, vi ste odgovorni za vođenje beleški ili da imenujete nekog da to radi.

Korak 5: Nakon sastanka (follow up)

Kada se sastanak završi, imaćete još posla da obavite.

Potrebno je da sumirate sve, sastavite i pošaljete sve ono što ste pokrili na sastanku, teme koje ste rešili I zatvorili, kao i  aktivnosti koje treba preduzeti za nerešana pitanja koja zahtevaju dodatna pojašnjenja. Ovo bi trebalo da sastavite vodeći se beleškama sa sastanka.

Zahvalite se svim učesnicima koji su prisustvovali sastanku. Biće im drago da znaju da je njihovo vreme cenjeno.

Ažurirajte svoj vremenski raspored uključujući progres koji je učinjen na sastanku. U svom ažuriranju, obavezno uključite datum sledećeg sastanka, zajedno sa onim što treba da se uradi do tada. Distribuirajte tako revidiran vremenski raspored.

Izbornik